Все что нужно знать об онлайн-кассах: часть 2

Виды онлайн-касс и схемы их подключения

Современные онлайн-кассы можно разделить на несколько категорий, в зависимости от назначения и конструктивного исполнения:

 

• стационарные (фискальные регистраторы);
• мобильные (портативные);
• смарт-терминалы;
• с эквайрингом;
• для интернет-магазинов;
• облачные;
• с поддержкой маркированных товаров;
• для торговых автоматов.
• Разберем каждый тип более детально.

 

Стационарная онлайн-касса или фискальный регистратор

 

Такой аппарат обычно представляет собой коробочку с электронной начинкой, содержащую в себе также механизм печати чеков и фискальный регистратор.

 

Стационарная касса подойдет для обычной торговой точки, где происходит постоянный живой контакт продавца с покупателем. Сердцем такой POS-системы является микрокомпьютер, ПК или ноутбук, который выполняет коммутирующую функцию с остальными устройствами. В комплект кассового оборудования, который собирается на основе фискального регистратора, могут входить:

 

• сам фискальный регистратор с ФН;
• компьютерный блок с установленной товароучетной системой;
• принтер чеков;
• весы с индикаторным табло;
• денежный ящик;
• платежный терминал;
• сканер штрих-кодов.
• Фискальные регистраторы отличаются по производительности, подключаемым интерфейсам и наличию автореза.

 

Помимо основного оборудования, к онлайн-кассе можно подключить дополнительные устройства и сервисы, позволяющие упростить работу персонала:

 

• Планшет или смартфон для удаленного управления заказами и получения информации о складских запасах. Особенно актуально это для работы официантов, курьеров, бухгалтеров, собственников бизнеса.
• Облачное хранилище. В нем может осуществляться товарный учет, проводиться формирование налоговых отчетов. Кроме того, это отличный ресурс для анализа продаж и резервирования торговой и фискальной информации.
• Программы для автоматизации торговли. С 2021 года предприниматели обязаны печатать в чеке все продаваемые товары, поэтому организация компьютеризированного товарного учета требует особого внимания.
• Интернет-магазин. К тому же некоторые CMS-системы для сайтов, например InSales, могут сами по себе предлагать функции товарного учета и аналитики.
• Синхронизация всех данных с «облаком» производится с помощью специальных программ для розничной торговли. Такая система помогает сотрудникам магазина удаленно работать, а собственникам – комфортно осуществлять контроль над бизнесом.

 

Мобильная онлайн-касса и её схема подключения

Не вся торговля осуществляется из-за прилавка магазина. Реализовывать продукцию можно во время выездной торговли на ярмарках, рынках и в других местах, не оборудованных электропитанием и связью. Кроме того, выдавать чеки обязаны курьеры, таксисты, которые просто не могут носить с собой оборудование для полноценного кассового узла.

 

В указанных случаях применяет мобильная онлайн-касса, работа которой строится на следующих принципах:

 

• Для экономии места фискальный регистратор и принтер чеков объединены в единой устройство, способное работать автономно от аккумуляторной батареи.
• Кассовые устройства должны поддерживать коммуникацию посредством Wi-Fi.
• Из подключаемых дополнительных приборов зачастую используется терминал для оплаты картами и планшет.
• Торговля осуществляется иногда без подключения к интернету со сбросом данных в ОФД по сети в конце дня.
• Для выхода в интернет может использоваться встроенный модуль для мобильной связи, беспроводной модем или точка доступа смартфона.
• С помощью вспомогательных программ для розничной торговли смартфон может сделать устройством, через которое осуществляется управление заказами и которое предоставляет удаленный доступ к товаро-учетным базам.
• Удобной опцией мобильных онлайн-касс является их синхронизация с бухгалтерскими базами, расположенными в облачном хранилище.

 

Таким образом, благодаря компьютерным технологиям, аккумуляторам и облачным сервисам, мобильная ККТ может обладать таким же функционалом, что и стационарная онлайн-касса. При этом мобильная техника помещается в небольшой сумке и может временно применяться в удаленных от связи местностях.

 

Большинство компактных мобильных касс поддерживает загрузку товарной номенклатуры, но использовать их для анализа продаж довольно трудно. Также портативные кассовые аппараты, как правило, не поддерживают работу с маркированными товарами, что ограничивает сферу их применения.

 

Смарт-терминалы

Основным отличием смарт-терминала является наличие сенсорного экрана, размер которого и определяет внешний вид онлайн-кассы. Зачастую такие устройства работают и от сети, и от аккумулятора, имеют встроенные беспроводные модули, программы для анализа продаж, а иногда – даже модули эквайринга для приёма оплаты банковскими картами.

 

По беспроводному каналу к смарт-терминалу можно подключить денежный ящик, эквайринг или другое подобное оборудование. Всё зависит от характеристик онлайн-кассы и присоединяемых устройств.

 

Естественно, все преимущества смарт-терминалов имеют свою цену в денежном эквиваленте. Следует понимать, что поломка какого-то одного модуля приводит к выходу из строя всей онлайн-кассы. Хорошо, если аппарат будет ещё на гарантии. В противном случае придется потратиться на дорогостоящий ремонт. Но, безусловно, во многих случаях возможности смарт-терминалов оправдывают затраты на их покупку и обслуживание.

 

Онлайн-кассы с эквайрингом

 

Обычные эквайринговые аппараты для оплаты картами стоят относительно дорого. Поэтому не меньшей будет доплата и за соответствующий функционал в смарт-терминале. Помимо высокой стоимости, онлайн-кассы со встроенным эквайрингом сложнее ремонтировать, поэтому не всегда целесообразно покупать такое оборудование.

 

Удобны такие аппараты будут при необходимости проведения оплаты вне помещения, где отсутствуют нормальные условия для подключения отдельного эквайрингового терминала. Реально необходимы смарт-терминалы с эквайрингом, например, курьерам, таксистам, при осуществлении выездной торговли.

 

Онлайн-кассы для интернет-магазинов и интернет-сервисов, желающих принимать оплату на сайте
54-ФЗ предоставил законодательную основу для удобной работы интернет-магазинов с кассовой техникой. Уравнивание силы бумажного и электронного чека позволило предпринимателям удаленно выполнять требования о мгновенном предоставлении покупателю документа об оплате. Эти нововведения привели к появлению у онлайн-касс для интернет-магазина следующих особенностей:

 

• Разработчики ККТ выпустили модели оборудования, позволяющие реализовывать весь функционал, свойственный для работы интернет-магазина.
• Было разработано специальное ПО для интеграции фискального регистратора в движки интернет-магазинов и для взаимодействия с платежными агрегаторами. Приложения позволили подтверждать оплату только после формирования электронного чека.
• Появилась функция автоматической отправки покупателю легальных электронных чеков на e-mail.
• Созданные программы для розничной торговли, например, которые позволили бы обрабатывать заказы сразу от нескольких интернет-магазинов с различными движками (InSales, OpenCart, 1С-Битрикс, WordPress, MODX и других) в рамках одного юридического лица.
• Появилась возможность совмещения работы интернет-магазина со стационарной торговой точкой в рамках одной онлайн-кассы.
• Были выпущены мини-компьютеры для удобного управления работой онлайн-кассы и её интеграции в интернет-магазины.

 

В результате проведенной разработчиками ПО и оборудования работы, интернет-магазинам стало довольно просто соблюсти требования закона, подключив свои сайты к современной онлайн-кассе.

 

Облачные онлайн-кассы

 

С точки зрения предпринимателя, облачная онлайн-касса – это программа, которая обрабатывает продажи на сайте, формирует чеки, передает информацию в ФНС и записывает её на фискальный накопитель. Но самого физического аппарата у бизнесмена в наличии нет, поэтому и купить онлайн-кассу в облаке не получится. Фактически кассовый аппарат принадлежит другому субъекту хозяйствования, который сдаёт его в аренду владельцу интернет-магазина.

 

Естественно, в таком случае чек онлайн-кассы не печатается, а отправляется на e-mail или на телефон покупателя в СМС. Сам же физический аппарат с фискальным накопителем расположен в специально оборудованных центрах, которые имеют резервные источники питания и интернета. Это позволяет гарантировать клиентам доступ к выдаче чеков круглосуточно и без перебоев.

 

Процедура работы онлайн-кассы, подключенной к интернет-магазину выглядит следующим образом:

 

• Покупатель вводит реквизиты своей банковской карты на сайте.
• Платежная система проверяет введенные данные, наличие денег на карте и списывает средства.
• Информация о списании денег с карты поступает в облачную ККТ, которая обменивается информацией с ОФД и в результате формирует чек.
• Чек онлайн-кассы отправляется на указанный покупателем на сайте e-mail или формируется ссылка на чек, которая отправляется в виде СМС.
• Клиент получает свой электронный чек, а ФНС – подробные данные о сделке.

 

Особенности выбора облачной онлайн-кассы для ИП

 

Следует учитывать, что критерии выбора стационарной кассовой техники сильно отличаются от таковых для облачных решений.

 

Поэтому при выборе онлайн-кассы для работ в облаке необходимо учитывать следующее:

 

• Количество операций в минуту. Для обработки облачных продаж где-то стоит физический сервер с подключенным к нему фискальным накопителем, и их скорость работы имеет свой предел. Поэтому следует понимать, будет ли достаточно быстродействия оборудования для обслуживания объёма заказов вашего интернет-магазина.

 

• Рейтинг поставщика услуг. Сейчас популярны различные независимые онлайн-площадки, которые позиционируют себя «рейтинговыми агентствами» в той или иной сфере. Почитайте отзывы на таких ресурсах о компаниях, у которых вы хотели бы купить ККТ.

Дополнительные услуги, которые обычно идут в комплекте с облачной онлайн-кассой для ИП. Это могут быть аналитические отчеты, помощь в регистрации ККТ в ФНС, скидки на фискальный накопитель. К тому же некоторые услуги действительно могут быть полезны для предпринимателя.
Кроме того, при оценке стоимости приобретения облачной онлайн-кассы важно просчитывать не только сумму первоначальных расходов, а сколько денег всего придется заплатить поставщику за 1 или 3 года.

 

Особенности регистрации облачной онлайн-кассы

 

Когда ККТ фактически не принадлежит предпринимателю, она имеет несколько иную процедуру регистрации. Пакет документов для государственных органов (паспорт, ИНН, СНИЛС, ОГРНИП) остается тот же, также необходима квалифицированная электронная подпись. Когда всё это на руках, переходим к следующим этапам:

 

1. Выбираем компанию, у которой будем арендовать кассу.
2. Регистрируемся и составляем договор с выбранной компанией у них в офисе или в электронном виде.
3. Заключаем договор с ОФД и регистрируем онлайн-кассу в ФНС. Для этого у вас уже будут все необходимые документы, включая идентификационные данные оборудования. При возможности, лучше заплатить его арендодателю, чтобы он помог пройти все регистрационные процедуры.
4. Настройка ККТ, которая, как правило, производится арендодателем.
5. После этого необходимо синхронизировать кассовый аппарат с сайтом, для чего используются специальные модули CMS.

 

Облачную кассу не следует путать с обычной, которая может синхронизироваться с интернет-магазином и печатать чеки в момент формирования заказа. Стационарная онлайн-касса, как правило, принадлежит предпринимателю, но имеет схожий функционал с той, которая работает через облако.

 

Онлайн-кассы для маркировки «Честный Знак»

 

Уже несколько лет всё больше категорий товаров попадает под требования обязательной маркировки. Фактически каждая единица товара получает свой индивидуальный код, который конвертируется в графический вид и печатается на упаковке. Абсолютно все коды регистрируются в системе «Честный знак» и обязаны инактивироваться в момент продажи. Такая инактивация происходит при участии онлайн-кассы.

 

 

Чтобы иметь возможность сканировать коды и передавать их данные в систему «Честный знак», кассовая техника должна поддерживать формат фискальных данных ФФД 1.2. С 06 августа 2021 года требование к работе онлайн-касс для ИП по этому формату является обязательным, но только для продукции, которая подлежит обязательной маркировке.

 

Как это работает? Во время продажи кассир обязательно должен отсканировать идентификационный код на упаковке. Отсканированная и расшифрованная информация перенаправляется онлайн-кассой в систему «Честный знак», чтобы убрать товар из реестра зарегистрированной, но непроданной продукции. Такая ККТ обычно стоит несколько дороже.

 

Прежде чем купить онлайн-кассу, следует узнавать у продавца о возможности её работы с маркировкой. Возможно, вам не стоит переплачивать за ненужный функционал.

 

Онлайн-кассы для торговых автоматов

 

Ситуация с применением онлайн-касс в торговых автоматах резко изменилась после принятия закона 192-ФЗ. Он разрешил не использовать ККТ в механических устройствах, в которых оплата происходит исключительно российскими монетами.

 

Для электрифицированных вендинговых автоматов была отсрочка по переоборудованию их онлайн-кассами до февраля 2020 года. При этом для выполнения закона не нужно обязательно печатать чек или отправлять его электронным способом. Достаточно установить на торговый аппарат дисплей, на котором будет отображаться QR-код с закодированными сведениями о фискальной операции.

 

Кроме того, аппараты по розливу молока и воды вообще освободили от необходимости установки онлайн-касс. В обязательном порядке выдавать чек останутся должны торговые аппараты по продаже подакцизных, технически сложных товаров и продукции с обязательной маркировкой.

 

Ответы на часто задаваемые вопросы об онлайн-кассах

Как заключить договор с оператором фискальных данных?

 

Заключить договор с ОФД возможно двумя способами:

 

1. Напрямую с выбранным вами ОФД (согласно официальному реестру ОФД). 
2. Через поставщика ККТ, если у него заключен партнерский договор с ОФД, и он оказывает подобные услуги..

 

Обязательно ли интернет-магазину иметь онлайн-кассу?

Да, если вы принимаете оплату на сайте, согласно п.1 ст.1.2 федерального закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 N 54-ФЗ, контрольно-кассовая техника применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных настоящим Федеральным законом. Исключение составляют организации и индивидуальные предприниматели, занимающиеся видами деятельности, указанными в п. 2.1 статьи 2 54 ФЗ, например:

 

• изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
• ремонт и окраска обуви;
• присмотр и уход за детьми и больным;
• изготовление и реализация изделий народных художественных промыслов;
• вспашка огородов и распил дров;
• услуги носильщиков на железнодорожных вокзалах, автовокзалах, аэровокзалах, в аэропортах, морских и речных портах;
• обрядовые и ритуальные услуги;
• уход за престарелыми и инвалидами;
• прочие, указанные п. 2 и 2.1 статьи 2 54 ФЗ.
• У меня интернет-магазин + ПВЗ (пункты выдачи заказов), на которых можно оплатить. Как мне быть в такой связке?
• Если вы принимаете оплату и на сайте и на ПВЗ, то в данном случае закон позволяет использование одной кассы. На рынке также существуют решения для работы в подобном формате.

 

Если у меня курьеры, которые принимают оплату, как быть с ними?

 

В этом случае каждый курьер обязан, согласно требованиям законодательства, иметь при себе (на момент расчета с покупателем) кассовый аппарат и выбить чек в момент передачи наличных денег или списания платежа с банковской карты клиента. Но закон позволяет также пробивать чек заранее в офисе и привозить его клиенту вместе с заказом не позднее следующего дня после оплаты товара. Запрещается выбивать чек до оплаты.

 

С помощью мобильного модема можно даже подключить портативную онлайн-кассу к облачной базе магазина. В результате курьер сможет через установленную на смартфон программу.

 

Можно ли оформить два юридических лица на одну онлайн-кассу?

 

Нет. Законодательство достаточно четко диктует правила – на каждое юридическое лицо оформляется одна касса.

 

Можно ли подключить два сайта с онлайн продажами на одну онлайн-кассу?

 

Да, можно. Закон говорит о том, что одна касса должна использоваться на одном юридическом лице. Сколько сайтов работает под управление одного и того же юр. лица, в данном случае, не имеет значения.

 

Можно ли провести подключение онлайн-касс к мобильному интернету?

 

Можно. Причем на случай временного отсутствия проводного интернета каждому предпринимателю рекомендуется приобрести 3G-модем для обеспечения передачи сведений с онлайн-кассы в налоговую. Минимальная цена таких устройств составит 30-50$. Они пригодятся также при выездной торговле, в работе курьера и служб доставки, при продаже товаров в местах, где вообще отсутствуют провайдеры проводного интернета.

 

Из оборудования приобрести можно USB-модемы или более функциональные WiFi-роутеры, поддерживающие работу со вставляемой SIM-картой.

 

Мобильные операторы позаботились о предпринимателях, и специально под закон 54-ФЗ разработали ряд дешевых тарифов. Кроме того, в продаже появились универсальные SIM-карты, поддерживающие работу сразу с четырьмя крупнейшими сетями. За безлимитный доступ к мобильному интернету для онлайн-кассы придется заплатить около 100 рублей.

 

Выдавать ли чек онлайн-кассы при оплате товара за счет кредита?

 

До июля 2019 года предприниматели могут не выдавать чек онлайн-кассы при оплате товара в кредит. Хотя до принятия закона 192-ФЗ летом 2018 года это являлось обязательным, о чем в своем письме №03-01-15/54339 говорил Минфин.

 

Для отображения кредитных операций у фискального чека имеются специальные реквизиты. Поэтому предпринимателям рекомендуется уже сейчас настроить онлайн-кассы соответствующим образом и начать выдавать покупателям чеки при оплате товаров в кредит. Откладывать внедрение этого функционала на потом не стоит.

 

Как часто требуется замена фискального накопителя?

 

Замена фискального накопителя может потребоваться в следующих случаях:

 

• Поломка.
• Смена собственника ККТ.
• Переполнение внутренней памяти.
• Истечение срока эксплуатации.
• Переход на автономный режим работы онлайн-кассы.
• Перевод ККТ на незашифрованный режим работы.
• При поломке фискальный накопитель передается производителю, который в течение 30 дней обязан безвозмездно извлечь из него фискальную информацию. Восстановленные сведения передаются изготовителем непосредственно в ФНС по собственным каналам связи. Копия информации направляется предпринимателю.

 

На данный момент существуют фискальные накопители со сроком действия 13, 15 и 36 месяцев. Трехгодичные накопители могут использовать только при использовании упрощенных систем налогообложения, а также при ведении деятельности по оказанию услуг населению. Но и здесь есть исключение: при торговле подакцизными товарами будет необходимо устройство со сроком действия ключа 13 месяцев.

 

Нужно ли кассиру проходить курсы перед началом работы с онлайн-кассой?

 

Специальное обучение в сторонних организациях для работы с онлайн-кассой проходить не нужно. Однако регламентировать работу сотрудников с техникой всё-таки необходимо. Поэтому каждый новый продавец перед тем, как приступить к своим обязанностям должен:

 

• Пройти инструктаж по охране труда. Большинство онлайн-касс работают от сети и требуют действий для своего обслуживания. Поэтому продавцы должны знать, как уберечь себя от удара электрически током.
• Подписать договор о ПМО.
• Изучить и подписать правила работы с кассовыми аппаратами.
• Выучить и подписать техническую инструкцию по работе с конкретной моделью кассовой техники.
• Получить логин и пароль у руководителя для входа в рабочую программу.
• Все перечисленные действия действительно необходимы и предпринимателю, и продавцу. Они позволят минимизировать ошибки при продажах и дисциплинируют работника.

 

Предоставляет ли государство помощь при покупке онлайн-касс?

 

Нет, на данный момент законодательством не предусмотрено предоставление какой-либо помощи предпринимателям на приобретение кассовой техники.

 

Где можно ремонтировать онлайн-кассу?

 

Закон 54-ФЗ значительно либерализовал рынок обслуживания кассовой техники. Сейчас отсутствуют какие-либо прямые требования к компаниям, которые занимают сервисным ремонтом ККТ.

 

Ремонтировать технику может и сам предприниматель. Однако определенные нюансы в этой сфере остаются. Так, при нарушении целостности гарантийной пломбы на корпусе устройства предприниматель теряет гарантию. Поэтому при поломке фискального регистратора он должен будет из своего кармана оплачивать стоимость ремонта.

 

Фактически произошло переформатирование старых ЦТО в обычные сервисные центры. Они были сертифицированы производителями кассовой техники и получили расширенные права на её продажу и ремонт.

 

При самостоятельном ремонте важно не нарушить целостность фискального накопителя, иначе весь срок его эксплуатации будет засчитан налоговым органом, как период, в котором онлайн-касса не использовалась. А это грозит очень большими штрафами.

 

Когда выдавать чек при дистанционной оплате и доставке товара на дом?

 

Законом предусмотрено, но при дистанционной оплате допускается доставка чека онлайн-кассы клиенту на следующий день после получения денежных средств. Таким образом облегчается работа многих городских розничных продавцов, которые пользуются услугами курьеров.

 

Теперь, после получения оплаты за товар по интернету, можно распечатать клиенту бумажный чек и вложить его в упаковку с товаром. Главное, доставить документ покупателю до конца следующего рабочего дня. Такая схема расчётов исключает необходимость использования портативных онлайн-касс и значительно облегчает работу многим предпринимателям.

 

Используемые аббревиатуры и новые определения:

 

• ФНС – Федеральная налоговая служба;
• БСО – Бланк строгой отчетности;
• ККТ – Контрольно-кассовая техника;
• КЭП – Квалифицированная электронная подпись;
• ФР – Фискальный регистратор;
• ЭКЛЗ – Электронная контрольная лента защищенная;
• ЭЦП – Электронная цифровая подпись;

 

• ОФД – оператор фискальных данных, играет роль посредника между бизнесом и ФНС. Функция ОФД – собирать информацию от контрольно-кассовой техники и передавать в ФНС. ОФД может стать любая организация, которая прошла проверку и получила лицензию ФСБ на обработку фискальных данных. ОФД хранит все полученные данные в течение 5 лет;

 

• ФН – фискальный накопитель, аналог ЭКЛЗ. Устройство в опломбированном корпусе, отвечает за шифрование и передачу данных в ОФД. Записывает данные в некорректируемом виде. Предполагается, что предприниматель может самостоятельно поменять фискальный накопитель. Для ОСН требуется замена ФН 1 раз в 13 месяцев. Для ПСН – 1 раз в 3 года;

 

• Реестр фискальных накопителей – помимо реестра кассовой техники, появится реестр фискальных накопителей. При регистрации и перерегистрации ККТ ФНС будет сверять данные ККТ и данные обоих реестров.

 

В 290-ФЗ новых определений много, со всем перечнем можно ознакомиться в тексте правок.