Все что нужно знать об онлайн-кассах: часть 1

Что изменилось в онлайн-кассах и как ее внедрить законно

 

54-ФЗ – основной закон для контроля бизнеса, который имеет дело с приемом наличных средств. Изменения этого закона напрямую повлияли на розничный бизнес, кафе и рестораны, аптеки, АЗС, юридические фирмы и компании по оказанию услуг.

 

Самое главное, что меняет этот закон – порядок взаимодействия бизнеса, который по роду своей деятельности принимает деньги от населения, с ФНС. Все формы взаимодействия с ведомством и отчетность переводятся в автоматический режим. Новые кассы, которые обязывает использовать законодательство, самостоятельно отправляют чеки в ФНС в режиме «онлайн», исключая возможность «подкорректировать» данные в пользу предпринимателя.

 

Основная цель закона, о чем открыто заявляют чиновники, – сделать бизнес более прозрачным, увеличить налоговые поступления и снизить нагрузку на свое ведомство. Поэтому особое внимание в законе уделено автоматизации бизнес-процессов и онлайн-обмену информацией с ФНС.

 

Чего коснулись изменения:

 

• Порядок взаимодействия с ФНС (взаимодействие осуществляется через ОФД).
• Порядок расчетов с конечным потребителем (появление электронных чеков).
• Требования к кассовым аппаратам и автоматизации бизнеса (появление фискального накопителя, обязательное наличие товароучетной системы, возможность продаж при помощи онлайн-кассы в интернет-магазинах).
• Круг предпринимателей, которые должны использовать ККТ изменится.
• Новые требования к способу формирования бланка строгой отчетности (важно для ИП, которые предоставляют услуги населению).

 

График перехода на онлайн-кассы

 

Фактически все сроки перехода на онлайн-кассы вышли. Теперь работать без ККТ могут только те категории ИП и юридических лиц, которые попали в исключения согласно статье 2 закона 54-ФЗ. Если проанализировать эти исключения, то можно понять, что они касаются только того бизнеса, в котором сложно заработать большие деньги за счет сокрытия легальной выручки.

 

Кроме того, сейчас предприниматели обязаны указывать в чеке онлайн-кассы наименование каждой товарной позиции, хотя ранее это требование было необязательным.

 

Принцип работы онлайн-кассы

 

Принцип действия современных онлайн-касс отличается от предшественников, прежде всего, этапами обработки фискальной информации. Преимущества от нововведений получают все участники торговых операций: покупатели, предприниматели и налоговые инспекторы. Чтобы в полной мере оценить возможности обновленной ККТ, необходимо рассмотреть порядок её работы и схему взаимодействия между участниками процесса:

 

1. После пробития товара покупателю выдается бумажный фискальный чек. Современные кассовые аппараты должны предусматривать возможность отправки и его электронного варианта на e-mail или телефон, что позволяет легализовать работу интернет-магазинов.
2. По вышеприведенной схеме сведения чека шифруются и записываются в фискальный накопитель, после чего отправляются в ОФД. Затем документы по цепочке пересылаются в ФНС. В идеале, этот процесс происходит в режиме онлайн, хотя фактически ККТ может работать без интернета 30 дней. Но частые задержки в передаче информации отслеживаются ФНС, что может повысить вероятность проведения проверки.
3. Администратор магазина всегда может просмотреть в онлайн-кассе или кабинете ОФД все чеки, сверив их данные с товароучетной системой торговой точки.
4. Налоговые органы также в любой момент могут проанализировать динамику работы магазина, сравнив перерывы в отправке чеков с реальным графиком деятельности торговой точки.
5. Покупатель получает возможность проверки полученного чека на сайте ФНС или приложении смартфона. Отсутствие документа в базе может свидетельствовать о сокрытии магазином реальных доходов или других махинациях его владельцев.

 

Каждая продажа по онлайн-кассе четко прослеживается всеми её интересантами с помощью компьютерных технологий. В такой ситуации, страх перед штрафными санкциями за нарушение закона 54-ФЗ заставляет предпринимателей работать легально, обеспечивая покупателям их потребительские права, а налоговой – простоту мониторинга бизнеса.

 

Схема передачи данных в налоговую

 

Работающие по новым правилам кассовые аппараты, зарегистрированные в ФНС, передают данные в налоговую следующим образом:

 

• Кассир пробивает чек.
• Фискальный накопитель получает данные чека и подписывает фискальным признаком, проще говоря – шифрует.
• Онлайн-касса отправляет данные в электронном виде в ОФД.
• ОФД проверяет информацию и отправляет ответ фискальному накопителю (также подписанный фискальным признаком).
• ОФД пересылает данные в ФНС.
• Всю обработанную информацию об электронных чеках ОФД сохраняет в так называемом «некорректируемом виде». ОФД хранит данные о чеках онлайн-кассы 5 лет.
• В случае поломки аппарата, ответственность за передачу фискальных данных в ФНС лежит на производителе оборудования.

 

Он должен разобрать переданное по гарантии устройство, извлечь из него данные и отправить в налоговую. Поэтому перед тем, как купить онлайн-кассу, предприниматель должен убедиться в надежности производителя и предоставлении им всех гарантий по обслуживанию.

 

Как поменялись кассовые чеки

 

Онлайн кассы с фискальным накопителем должны отправлять чеки в электронном виде не только в ФНС, но и конечному потребителю. Если речь идет НЕ о дистанционной торговле, то электронный чек нужно отправлять на электронный адрес или по СМС по требованию покупателя (и при наличии технической возможности). Бумажные чеки остаются пока обязательными для предпринимателей.

 

Если речь об использовании онлайн-кассы в интернет-магазине или другом виде дистанционной торговли, то продавец обязан отправить чек или БСО в электронной форме, а бумажные чеки и БСО выдавать не обязан.

 

Реквизиты кассового чека:

• дата;
• время расчета;
• место совершения покупки (почтовый адрес или адрес сайта интернет-магазина);
• система налогообложения;
• ставка НДС;
• QR-код;
• данные о фискальном накопителе и тому подобное.
• С полным перечнем реквизитов для разных систем налогообложения можно ознакомиться в статье 4.7 закона 54-ФЗ.

 

 

Довольно часто законодатели вносят изменения в перечень обязательных реквизитов чека, что отражает постоянное развитие регулирования в торговой сфере. Поэтому предприниматели должны следить за новинками законодательства.

 

Последним важным изменением в реквизитах стало требование наличия сведений о кодах маркировки в системе «Честный знак». В последующем вносились и менее важные правки в правила формирования чека.

 

Особенности применения онлайн-касс в разных формах собственности и видах бизнеса
Формы собственности:

 

• Онлайн-касса для ИП;
• Онлайн-касса для ИП на УСН;
• Онлайн-касса для ИП на ЕНВД;
• Онлайн-касса для ИП на патенте;
• Онлайн-кассы при совмещении УСН и ЕНВД;
• Онлайн-касса для ООО на УСН;
• Онлайн-касса для ООО на ЕНВД.
• Виды бизнеса:
• Онлайн-касса для интернет-магазина;
• Онлайн-касса для розницы;
• Онлайн-касса для кафе;
• Онлайн-кассы для услуг;
• Онлайн-кассы для курьеров и выездной торговли;
• Онлайн-касса для пива;
• Онлайн-касса для рынка;
• Онлайн-кассы для турагентств;
• Онлайн-касса для АЗС;
• Онлайн-кассы для такси;
• Онлайн-кассы для оптовой торговли;
• Онлайн касса для аптеки;
• Онлайн-касса для продажи сигарет;
• Особенности применения онлайн-касс в торговых автоматах;
• Онлайн-касса для гостиниц и хостелов;
• Особенности применения онлайн-касс страховыми агентами;
• Онлайн-касса для бюджетных учреждений;
• Онлайн-касса для концертных залов и театральных касс;
• Онлайн-касса для алкоголя и сигарет;
• Онлайн-касса для самозанятых предпринимателей без наемных работников;
• Онлайн-кассы для сельской местности;
• Онлайн-кассы для приема металлолома и вторсырья;
• Онлайн-касса для парикмахерских и салонов красоты;
• Онлайн-кассы для микробизнеса;
• Онлайн касса для грузоперевозок;
• Онлайн-касса для медицинских услуг и стоматологов;
• Онлайн-касса для автосервиса;
• Онлайн кассы для aгентств недвижимости и риелторов;
• Онлайн касса для магазина запчастей;
• Онлайн-касса для магазина одежды;
• Онлайн-касса для цветочного магазина.

 

Кому не нужно использовать онлайн-кассу

 

Закон разрешает не применять кассовую технику во многих видах деятельности, но вряд ли такими бизнесами заинтересуются серьёзные предприниматели. Чтобы понять, нужна ли онлайн-касса, следует подробно ознакомиться с законом ФЗ-54.

 

Выделим основные случаи, когда можно работать без обязательного использования ККТ:

 

1. Быть самозанятым. Для этой категории онлайн-кассы в 2021 году не нужны, но что будет дальше никому не известно. Самозанятым достаточно скачать на гаджет специальное приложение «Мой налог», которое полностью покроет все их потребности в формировании отчётности и взаимодействию с ФНС.
2. Ведение бизнеса в сферах, указанных в пункте 2 статьи 2 закона ФЗ-54, например изготовление металлической галантереи, присмотр и уход за престарелыми и инвалидами. Преимущественно к исключениям относятся различные виды широко распространенных услуг, имеющих важное социальное значение. Хоть есть в перечне и некоторые виды торговли, например, мороженным.
3. Работа ИП на патентной системе по определенным видам деятельности. В этих случаях обдурить государство тоже не удасться. Перечень исключений по работе с онлайн-кассами для ИП выстроен таким образом, что заработать много денег после уплаты налогов не получится, даже при условии продаж «мимо кассы».
4. Бизнес, основанный на безналичных расчетах через банковские платежи (за исключением оплаты за товар картами). В этих случаях государство и так контролирует денежные потоки за счет фиксирования каждой платежки банками.
5. Бизнес в труднодоступных местностях. В таких локациях проживает минимум населения, которое не может обеспечить уровень дохода предпринимателя, достаточный для обслуживания онлайн-кассы. Перечень таких мест определяется на региональном уровне и обязательно публикуется.
6. Также могут не купить онлайн-кассу предприниматели, занимающиеся бизнесом в местностях без связи, но более подробно об этом далее.

 

Что делать, если нет интернета

 

В этой ситуации необходимо разбираться в причинах отсутствия интернета. Если его вообще нет в городе или поселке, что подтверждено соответствующим решением органа власти, тогда предприниматели должны выдавать чек онлайн-кассы, но не обязаны передавать сведения в ФНС. При этом необходимость использования ККТ сохраняется.

 

Онлайн-кассы, согласно законодательства, переводятся в таком случае в специальный автономный режим, позволяющий работать бесконечно долго без блокирования накопителя. Но вся информация о продажах всё равно сохраняется на фискальный накопитель и может быть передана в налоговую при сдаче отчетности или при проверке.

 

Кроме того, вообще не применять ККТ могут предприниматели, живущие в труднодоступных местах. Перечень таких населенных пунктов должен быть утверждён местными властями. Но отсутствие ККТ в этом случае не освобождает предпринимателя от необходимости выдачи БСО по требованию покупателя.

 

В случае временного отсутствия интернета по техническим причинам, никаких проблем тоже возникнуть не должно. Ведь у всех бывают перебои с электричеством и связью. Но если такое случается регулярно, то лучше перестраховаться и запросить у энергоснабжающей компании, ЖЭКа или провайдера справку, подтверждающую причину работы онлайн-кассы без интернета.

 

Список нарушений и возможные штрафы

 

Список нарущений	Штрафы
	Должностные лица	Юридические лица и ИП
За неприменение контрольно-кассовой техники в установленном порядке	Не менее 10 000 рублей (От одной четвертой до одной второй размера суммы расчета)	Не менее 30 000 рублей (От трех четвертых до одного размера суммы расчета)
За систематическое нарушение закона	Дисквалификация на срок от одного года до двух лет	Административная приостановка деятельности на срок до 90 суток
За применение не соответствующей требованиям контрольно-кассовой техники	Предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 1 500 до 3 000 рублей	Предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 5 000 до 10 000 рублей
За непредставление информации и документов по запросам налоговых органов или нарушением сроков	Предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 1 500 до 3 000 рублей	Предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 5 000 до 10 000 рублей
За непредоставление клиенту бумажного или электронного чека по его требованию	Предупреждение или наложение административного штрафа в размере 2 000 рублей	Предупреждение или наложение административного штрафа в размере 10 000 рублей

 

 

Критерии выбора онлайн-касс для ИП

 

Предприниматели должны понимать, что можно онлайн-кассу купить по самой высокой цене, но это не гарантирует её соответствия всем потребностям бизнеса. Важны характеристики оборудования, которые действительно перекроют все потребности бизнес-процессов.

 

Разберем критерии выбора онлайн-касс для ИП:

 

• Формат расчетов. Если у вас интернет-магазин с почтовой доставкой, то лучший вариант в этом случае – облачная онлайн-касса. А вот при торговле в формате супермаркета потребуется производительный стационарный фискальный регистратор с быстрой печатью чеков.
• Дополнительные возможности по автоматизации торговли. Если у вас интернет-магазин и розничная торговая точка, то вам однозначно необходимы решения, которые синхронизируют учет товаров. В таких случаях потребуется соответствующая кассовая техника.
• Параметры рабочего места и условия торговли. В небольших помещениях, киосках будет целесообразно использовать смарт-терминалы, которые занимают минимум места, но обеспечивают максимальный функционал.
• Температурные условия. В последнее время услуги доставки товаров получили мощный стимул, поэтому важно, чтобы онлайн-касса работала при любых температурах. Наименее чувствительными к температурным перепадам являются автономные онлайн-кассы, но в любом случае нужно читать инструкцию по эксплуатации оборудования.
• Необходимость работы с товаром с обязательной маркировкой. Если вы торгуете сигаретами или молоком, то без онлайн-кассы, которая поддерживает работу с системой "Честный знак", не обойтись. Всегда уточняйте у продавца, сможет ли предлагаемое им оборудование обрабатывать маркированную продукцию.
• Выездной характер торговли. Естественно, что курьерам потребуются онлайн-кассы со встроенным аккумулятором. Причем мощность и емкость батареи должны соответствовать характеру ведения бизнеса и графику работы.
• Поток покупателей. В условиях интенсивных продаж, когда клиенты ожидают в очереди распечатки чека, целесообразно рассмотреть вариант покупки производительных, дорогих фискальных регистраторов. Ведь лояльность людей и видимость заботы об их потребностях играют важное значение в обеспечении стабильной торговли.

 

Как подключить онлайн-кассу

Независимо от того, решите вы полностью поменять кассовую технику или доработать ту, которая есть, порядок действий будет следующий:

 

ШАГ 1: получить электронную цифровую подпись (ЭЦП)

 

Стоимость ЭЦП (или КЭП, что одно и тоже) фиксированная, составляет 1500 рублей в год и не зависит от количества кассовых аппаратов.

 

Что нужно для получения ЭЦП?

 

Список документов определяется удостоверяющим центром. Как правило, достаточно паспорта и СНИЛС руководителя. Электронная подпись нужна для регистрации кассового аппарата в ФНС.

 

ШАГ 2: подключить онлайн-кассу в торговой точке к мобильному или проводному интернету

 

 

ШАГ 3: поставить новый фискальный регистратор на учет в ФНС

 

Привлекать ЦТО и посещать налоговую для этой цели уже не требуется. Зарегистрировать кассу можно самостоятельно на сайте ФНС или воспользоваться услугой специализированной организации. Это преимущество, которое дает новое законодательство. Если есть ЭЦП, то регистрация на сайте ФНС занимает порядка 15-ти минут.

 

Что нужно для регистрации кассы на сайте ФНС:

 

• В личном кабинете налогоплательщика (на сайте ФНС) отправить запрос на регистрацию ККТ, подписанный ЭЦП (или КЭП).
• ФНС сверяет данные о ККТ и фискальном накопителе с реестром и, если всё в порядке, регистрирует ККТ.
• Регистрационный номер прописывается в фискальном регистраторе, после этого печатается отчет о регистрации, данные из которого вносятся на сайте ФНС для завершения процедуры регистрации ККТ.
• После этого ФНС «выдает» карточку регистрации, которую можно «получить» в личном кабинете на сайте ФНС.

 

ШАГ 4: подписать договор с ОФД

 

Чтобы подключится к ОФД, нужно его выбрать и заключить с ним договор на обработку фискальных данных. К этому моменту нужно:

 

• Получить ЭЦП.
• Подготовить кассу и кассовое ПО нового образца.
• Провести интернет.
• Если подключаться к ОФД самостоятельно, то стоимость составит 3000 рублей в год.