Шаг к современному интранету: как автоматизировать кадровые процессы. Часть 2.

Зачем нужна база знаний в компании? Она помогает менее опытным сотрудникам компании в поиске существующего решения какой-либо проблемы и ознакомлении с локальными нормативными актами (ЛНА). Это удобно, потому что:

1. создаётся единое пространство для хранения нормативных документов и общих знаний, систематизация хранения информации;

2. появляется возможность гибко настраивать процессы ознакомления, отталкиваясь от организационной структуры компании и ролевой модели;

3. не нужно покупать дополнительные лицензии на программное обеспечение;

4. есть версионность и история изменения документов;

5. сотрудник пользуется единым окном, задания на ознакомление он получает в личном кабинете, а не в сторонней системе;

6. руководители и HR-специалисты видят, кто с какими документами ознакомился.

Полностью безбумажный кадровый документооборот наконец-то стал возможным. Благодаря 122-ФЗ 122 «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» вы можете полностью перейти на электронный формат взаимодействия. Что это значит?

Участие в эксперименте освобождает от необходимости покупать дорогие усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП ) на каждого сотрудника и разрешает подписывать все кадровые документы в электронном виде, а это более 200 типов документации, включая трудовой и ученический договоры, материальную ответственность и многое другое.

Вся процедура перехода на безбумажный кадровый документооборот – это четыре простых шага:

Шаг 1. Подключиться к эксперименту по 122-ФЗ

Заполнение специального заявления и подача его в министерство труда.

Шаг 2. Подключить ИТ-сервис, интегрированный с порталом «Работа в России», к корпоративному порталу

Появление подобных решений – весьма закономерно после утверждения эксперимента Минтруда. Интеграция с порталом «Работа в России» позволяет использовать «универсальный ключ» к ресурсам электронного правительства во всей стране. Это значит, что при наличии учетной записи Госуслуг, сотрудник может с ее помощью авторизоваться и подписывать документы простой электронной подписью (ПЭП). И больше не нужно покупать дорогие УКЭП – цифровая подпись генерируется прямо внутри этих сервисов.

Шаг 3. Настроить интеграцию с вашей учетной системой

Это можно сделать за считанные минуты с помощью сервисов с преднастроенной интеграцией с «1С:ЗУП». К другим учетным системам можно подключиться через API.

Шаг 4. Настроить маршруты согласования документов

Как я уже писал выше, можно автоматизировать оформление, согласование и подписание кадровых документов через личный кабинет сотрудника на корпоративном портале.

Преимущества перехода на безбумажный документооборот очевидны:

· снижение трудозатрат сотрудников на подписание, передачу и хранение документов минимум в два раза;

· простота и прозрачность организации архива и поиска по документам;

· исключение рисков, связанных с непрохождением проверок, а также получением штрафов;

· отсутствие необходимости хранения бумажных копий документов;

· укрепление HR-бренда, комфорт сотрудников.

Выделяют несколько уровней развития корпоративного портала: от нулевого уровня (своего рода стенгазеты) до полноценного Digital Workplace, или единой рабочей среды, объединяющей все необходимые для работы цифровые инструменты. Если вы находитесь нЕсли вы находитесь на первых уровнях развития, сформированная дорожная карта развития корпоративного портала подскажет, в каком направлении двигаться, какие сервисы и функциональность подключать в первую очередь и как их улучшать в дальнейшем.