Шаг к современному интранету: как автоматизировать кадровые процессы. Часть 1.

Объединение разных корпоративных систем, создание своего рода многофункционального центра компании, единого окна для работы руководителей и сотрудников – вот прекрасная картина интеллектуального HR. Достичь этого можно с помощью корпоративного портала и его отдельных модулей. Он не заменяет существующие системы, а именно объединяет их и унифицирует доступ. О ключевых инструментах и шагах автоматизации – подробнее.

Без анализа текущей ситуации системные изменения не произвести. Вам потребуется провести анализ процессов по матрице, созданной на основании жизненного цикла сотрудника в компании:

Аудит позволит понять, какие HR-процессы работают корректно, а какие требуют корректировки. Именно на основании этой информации, вы будете планировать дальнейшие шаги.

Если вы не знаете KPI вашего процесса и не измеряете их, нельзя объективно говорить о том, что процесс работает эффективно. Несмотря на автоматизацию процесса сотрудники могут работать по старому алгоритму. Например, автоматизирован процесс согласования отпуска, а люди ходят с бумажками.

На основании важности и экономического эффекта от автоматизации расставьте приоритеты. Помните, про степени автоматизации HR: прыгнуть с первого уровня на третий или четвертый не получится (рис.1), нужно двигаться планомерно. Для этого подготовим дорожную карту автоматизации процессов.

Содержание дорожной карты зависит от того, кому вы будете ее показывать и для кого готовить.

Руководителям и спонсорам, разумеется, важно показать основные выгоды и сроки достижения результата. Одна из проблем, почему автоматизация HR идет медленно – это неумение защитить бюджет на проект. Посчитайте экономический эффект от автоматизации, презентуйте проект в виде наглядной дорожной карты с фиксацией сроков и обоснованием каждого этапа. В 90% случаев бюджет будет выделен.

Сотрудникам рассказываем об их персональной выгоде. Например, о том, что они смогут подписывать заявления на отпуск в электронном виде и не бегать с заявлениями за руководителем. Очевидные выгоды и преимущества мотивируют сотрудников использовать новый инструмент.

Техническим исполнителям и разработчикам важно рассказать о последовательности выполнения задач, очердности реализации модулей, об интеграциях, которые необходимо реализовать.

Компании, находящейся на начальном уровне этого интересного пути автоматизации, необходимо:

1. перевести все виды заявок в электронный вид;

2. создать единое окно доступа ко всем заявкам, структурировать заявки по типам;

3. сделать простые процессы без дополнительных интеграций со сторонними системами;

4. создать личный кабинет сотрудника с возможностью видеть статус по заявкам.

В чем ценность:

1. обеспечение круглосуточной работы;

2. возможность подачи заявки из любого места и с любого устройства;

3. экономия времени, автоматическое заполнение части полей заявки;

4. наличие инструмента контроля исполнения заявок;

5. статистика: единый список заявок и статусы исполнения по ним, что позволит управлять нагрузкой на HR-службу.

Как это выглядит:

Сотрудники наглядно видят, какие заявки находятся в работе, кто ответственный за их выполнение, сроки выполнения, какие справки уже готовы и где их можно получить. Несмотря на то, что инструмент очень удобный и достаточно простой в реализации, подобный модуль в корпоративных порталах встречается редко.

Статистика

То, что нельзя измерить, нельзя и улучшить. Поэтому один из важных шагов улучшения кадровых процессов – оценка количественных или качественных данных (количество заявок и время их исполнения), их анализ.

Оценка качества исполнения заявок:

· доступность представителей сервиса;

· оперативность (быстрота реагирования);

· клиентоориентированность (открытость к сотрудничеству, готовность помочь);

· понятность и простота процесса;

· удобство процедуры взаимодействия;

· качество и полнота выполняемых услуг.

Проводите оценку качества заявок после каждого обращения к сервису. Это можно сделать с помощью мини-опроса, с оценкой по шкале от 1 до 5. Проводя такое анкетирование, вы будете четко понимать, насколько хорошо работают сервисы в компании.

Исходя из данных вы можете планировать задачи по улучшению не только вашего корпоративного портала, но и по повышению качества исполнения заявок сотрудниками.

Закрепите успех создав личный кабинет сотрудника – позвольте пользователям самостоятельно видеть свои личные данные и сообщать об их изменении, смотреть остаток дней отпуска и график работы, управлять доступными ему льготами, иметь быстрый доступ к информации, с которой сотрудник часто работает (поручения, сообщества, идеи и подписки).

В личном кабинете при оформлении заявлений, требующих подтверждающих документов, можно быстро прикрепить нужный файл, сфотографировав его с помощью телефона. Документ сохранится и его можно повторно использовать при последующих обращениях. А возможность назначать заместителя позволит не остановить процессы согласований на период отсутствия сотрудника.

Эти функции должны обязательно присутствовать в личном кабинете руководителя, особенно на начальном уровне автоматизации компании:

1. согласование заявлений на отпуск;

2. сбор данных для единого графика отпусков;

3. заявка на подбор персонала и увеличение численности подразделения;

4. согласование командировок и выдачи подотчетных сумм,

5. формирование личной характеристики сотрудника.

На зрелом уровне автоматизации важно интегрировать интранет с другими корпоративными системами (как правило, это «1С: ЗУП», система подбора персонала, учебный портал), а потом – создание следующих возможностей:

1. выгрузка расчетных листков и остатков отпусков в автоматическом режиме;

2. создание отпуска в кадровой системе после согласования;

3. передача заявки на подбор в соответствующую систему;

4. предоставление информации о назначенных курсах и результатах прохождения курса в системе дистанционного обучения;

5. просмотр и изменение штатного расписания.

Корпоративный портал может быть эффективной площадкой для адаптации сотрудников, поскольку он помогает:

· систематизировать процесс адаптации сотрудников;

· снизить нагрузку на HR-специалистов, руководителей и наставников, участвующих в адаптации;

· увеличить число сотрудников, успешно завершающих испытательный срок;

· сократить сроки адаптации новых сотрудников;

· контролировать и совершенствовать процесс адаптации сотрудников.

Какие ИТ-решения могут в этом помочь?

Лендинг для пребординга

Кандидат, который принял ваше предложение о работе, получает ссылку по электронной почте. На специально сгенерированной для него странице он знакомиться с корпоративной культурой компании, со своим будущим руководителем и отделом. А с помощью форм обратной связи вы можете получить необходимые документы для оформления кандидата.

Это отличный инструмент для начального вовлечения новичка в корпоративную культуру компании и формирования эмоциональной связи. Лендинг формируется индивидуально под конкретную должность сотрудника с уникальной для него ссылкой. Шаблон может быть единым, но определенные блоки будут отличаться в зависимости от позиции специалиста и региона.

Лендинг для онбординга

Похож на лендинг для пребординга, отличается лишь тем, что он доступен сотруднику с первого дня работы в компании. Лендинг персонализирован, может содержать чек-лист контрольных точек адаптации, за достижение которых сотрудник будет получать поздравления от коллег в автоматическом режиме. Подобная игровая механика намного лучше воспринимается новыми специалистами и создает образ инновационной компании.

Квест новичка: чат-бот для адаптации и личный кабинет HR-специалиста

О данном инструменте знают намного меньше, а используют – единицы. Решение представляет собой личный кабинет HR-специалиста: с помощью конструктора создаются сценарии адаптации под разные должности и особенности работы сотрудника. Сценарий адаптации – это информационные сообщения, задания, опросы, которые по заранее настроенному расписанию отправляются сотруднику в корпоративном портале, мобильном приложении или чат-боте. Получается своего рода онлайн-квест, в котором виртуальный персонаж в игровой форме знакомит сотрудника с компанией, проводит микрообучение и собирает обратную связь.

Благодаря такому подходу и статистике вы будете знать:

· сколько сотрудников проходит адаптацию;

· результаты тестов и контрольных заданий новых сотрудников;

· оценки от новых сотрудников инструментов и мероприятий адаптации

· характеристику новых сотрудников от наставников.

Аналитика дает информацию о предпочтениях сотрудников. Если материалы не дают нужного результата, можно их оперативно скорректировать или заменить новыми.